Náhrady za ujeté kilometry jsou jedním z nejčastějších typů výdajů souvisejících s podnikáním, které zaměstnancům vznikají. Pro zaměstnavatele je důležité porozumět požadavkům IRS na vykazování náhrad za ujeté kilometry, aby mohli zajistit, že dodržují všechny předpisy. Tento komplexní průvodce vám vysvětlí požadavky IRS na vykazování náhrad za ujeté kilometry a také to, jak správně dokumentovat a evidovat výdaje.
Náhrady za ujeté kilometry jsou považovány za zdanitelný příjem, takže zaměstnavatelé musí rozumět daňovým dopadům poskytování náhrad za ujeté kilometry. Obecně platí, že daňový úřad vyžaduje, aby zaměstnavatelé zahrnuli hodnotu náhrady do mzdy zaměstnance, která podléhá srážkám daně z příjmu a daně z pracovního poměru.
IRS stanovil pokyny pro výpočet výše náhrady za ujeté kilometry. Obecně platí, že výše náhrady vychází ze standardní sazby za ujeté kilometry stanovené IRS pro daný rok, k níž se připočítávají další výdaje, které zaměstnanci vzniknou, například mýtné nebo parkovné. Zaměstnavatelé by měli sledovat standardní sazbu za ujeté kilometry pro každý rok, aby se ujistili, že zaměstnancům proplácejí správnou částku.
Zaměstnavatelé by měli dbát na správné dokladování a evidenci náhrad za ujeté kilometry. To zahrnuje vedení podrobných záznamů o všech náhradách za ujeté kilometry, včetně data, výše náhrady a účelu cesty.
Finanční úřad vyžaduje, aby zaměstnavatelé vykazovali náhrady za ujeté kilometry na formuláři W-2 zaměstnance. Zaměstnavatelé by se měli ujistit, že přesně vykazují výši náhrad, a zahrnout ji do mzdové části formuláře.
Kromě vykazování náhrad za ujeté kilometry na formuláři W-2 zaměstnance musí zaměstnavatelé také vést podrobné záznamy o těchto náhradách po dobu nejméně čtyř let. To zahrnuje datum, částku a účel náhrady.
Zaměstnanci, kteří dostávají náhradu za ujeté kilometry, si mohou tuto částku odečíst v daňovém přiznání, pokud je náhrada přiměřená a nezbytná pro výkon práce zaměstnance. Zaměstnanci by si také měli vést podrobné záznamy o ujetých kilometrech, včetně data, částky a účelu každé cesty.
Finanční úřad může zaměstnavatele kontrolovat, pokud zjistí nesrovnalosti ve vykazování nebo vedení záznamů o náhradách za ujeté kilometry. Zaměstnavatelé by se měli ujistit, že přesně vykazují náhrady za ujeté kilometry a mají podrobné záznamy o všech náhradách po dobu nejméně čtyř let.
IRS poskytuje zaměstnavatelům další zdroje a pokyny týkající se náhrad za ujeté kilometry, včetně standardní sazby za ujeté kilometry pro daný rok a informací o požadavcích na vykazování a vedení záznamů. Zaměstnavatelé by měli tyto zdroje využít, aby zajistili soulad se všemi předpisy IRS.