Odesílání e-mailů je nezbytnou součástí moderní komunikace a tento proces lze optimalizovat, abyste ušetřili čas i starosti. V tomto článku vám poskytneme komplexního průvodce automatizací e-mailů a nastavením efektivních systémů pro ukládání a načítání odeslaných položek.
1. Nastavení: Nejprve probereme, jak nastavit e-mailového klienta tak, aby automaticky ukládal odeslané e-maily. Většina e-mailových klientů tuto funkci nabízí jako nativní funkci a postup je obecně jednoduchý. Konkrétní kroky se však mohou lišit v závislosti na typu e-mailového klienta, který používáte.
2. Využití nastavení e-mailového klienta
Po nastavení funkce automatického ukládání můžete využít nastavení e-mailového klienta k přizpůsobení preferencí ukládání a vyhledávání. To může zahrnovat nastavení složek souborů pro ukládání odeslaných položek, archivaci odeslaných položek a nastavení automatického zálohování.
3. Využití aplikací a služeb třetích stran
Kromě využití nastavení e-mailového klienta je k dispozici také řada aplikací a služeb třetích stran, které mohou pomoci zjednodušit proces automatického ukládání odeslaných e-mailů. Tyto aplikace a služby mohou poskytovat další funkce a možnosti přizpůsobení, které nemusí být u základního e-mailového klienta k dispozici.
4. Výhody automatického ukládání odeslaných e-mailů
Automatické ukládání odeslaných e-mailů může přinést řadu výhod. Pro začátek to může ušetřit čas, protože nemusíte ručně ukládat a načítat e-maily při každém odeslání. Kromě toho může pomoci zajistit, aby se důležité e-maily neztratily ve změti. Kromě toho může pomoci udržet vaši doručenou poštu uspořádanou a přehlednou.
5. Nastavení složek souborů pro ukládání
Jakmile povolíte funkci automatického ukládání, je dobré nastavit složky souborů pro ukládání odeslaných položek. Usnadníte si tak vyhledávání a načítání odeslaných e-mailů v případě potřeby. Kromě toho můžete složky souborů použít ke kategorizaci e-mailů pro snadné vyhledávání.
6. Archivace odeslaných položek
Další možností automatického ukládání odeslaných e-mailů je jejich archivace. To lze provést prostřednictvím nastavení e-mailového klienta nebo aplikace třetí strany. Archivace e-mailů může pomoci ušetřit místo v úložišti, protože e-maily již nejsou uloženy ve složce doručené pošty.
7. Přizpůsobení předvoleb ukládání a vyhledávání
Kromě nastavení složek souborů a archivace e-mailů můžete také přizpůsobit předvolby ukládání a vyhledávání. To může zahrnovat nastavení automatického zálohování, takže e-maily budou uloženy na více místech. Kromě toho můžete nastavit pravidla, aby se e-maily automaticky ukládaly do příslušných složek souborů.
8. Nastavení automatického zálohování
Pokud jde o automatické ukládání odeslaných e-mailů, je důležité nastavit automatické zálohování. Tím zajistíte, že e-maily budou uloženy na více místech a v případě ztráty nebo poškození jednoho z úložišť je bude možné obnovit. Automatické zálohování lze nastavit prostřednictvím nastavení e-mailového klienta nebo aplikace třetí strany.
9. Zabezpečení uložených e-mailů
V neposlední řadě je důležité zabezpečit uložené e-maily. To může zahrnovat nastavení ochrany heslem nebo dvoufaktorového ověřování, které zajistí, že k uloženým e-mailům budou mít přístup pouze oprávnění uživatelé. Kromě toho můžete e-maily šifrovat, abyste zajistili, že jejich obsah zůstane soukromý.
Dodržováním kroků uvedených v tomto článku budete moci optimalizovat způsob odesílání e-mailů a zajistit, že odeslané položky budou bezpečně uloženy a snadno vyhledatelné. Automatizace e-mailů vám ušetří čas i starosti a pomůže vám udržet pořádek ve schránce.
Ano, e-maily můžete nechat automaticky odesílat do složky. Můžete to provést nastavením filtru v e-mailovém klientovi.
V aplikaci Gmail můžete odeslanou poštu ukládat dvěma způsoby:
1. V nastavení služby Gmail můžete povolit možnost „Ukládat kopie zpráv do složky Odeslaná pošta“. To provedete tak, že kliknete na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu okna služby Gmail a z rozbalovací nabídky vyberete možnost „Nastavení“. Na stránce Nastavení přejděte na kartu „Obecné“ a najděte možnost „Ukládat kopie zpráv ve složce Odeslaná pošta“. Zaškrtněte políčko vedle této možnosti, poté sjeďte dolů na konec stránky a klikněte na tlačítko „Uložit změny“.
2. V aplikaci Gmail můžete vytvořit štítek „Odeslaná pošta“. Za tímto účelem klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu okna služby Gmail a z rozevírací nabídky vyberte možnost „Nastavení“. Na stránce Nastavení přejděte na kartu „Štítky“ a najděte možnost „Vytvořit nový štítek“. Do textového pole zadejte „Sent Mail“ a klikněte na tlačítko „Create“.
Jakmile povolíte možnost „Ukládat kopie zpráv do složky Odeslaná pošta“ nebo vytvoříte štítek „Odeslaná pošta“, bude vaše odeslaná pošta uložena ve vašem účtu Gmail.
Ano, pro odeslané e-maily můžete vytvořit pravidlo aplikace Outlook. Chcete-li tak učinit, otevřete aplikaci Outlook a klikněte na kartu Soubor. Poté klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko Nové pravidlo. V dialogovém okně Nové pravidlo vyberte možnost Použít pravidlo na odeslané zprávy a klikněte na tlačítko Další. Na další stránce vyberte požadované akce pro pravidlo a klikněte na tlačítko Další. Na další stránce můžete zadat případné výjimky z pravidla. Po zadání všech požadovaných nastavení pravidla klikněte na tlačítko Dokončit.