Efektivní proces schvalování faktur začíná ověřením údajů na faktuře. Je důležité zjistit platnost faktury a také platební podmínky. To může zahrnovat kontrolu údajů, jako je jméno dodavatele, adresa, kontaktní údaje a položkový seznam zboží a služeb obsažených na faktuře.
Je důležité se ujistit, že faktura je v souladu se zásadami a postupy organizace. To zahrnuje ověření, zda je faktura v souladu s podmínkami smlouvy a zda obsahuje potřebné dokumenty, jako je W-9, podepsaná smlouva a další dokumenty související s transakcí.
Po ověření souladu faktury s předpisy je dalším krokem kontrola správnosti. To znamená překontrolovat fakturu, zda v ní nejsou nesrovnalosti nebo chyby v cenách, popisech a množstvích. Jakékoli nesrovnalosti by měly být nahlášeny dodavateli a vyřešeny před schválením faktury k platbě.
Před schválením faktury k úhradě je nezbytné ověřit platební podmínky. To zahrnuje ujištění, že jsou správně uplatněny veškeré slevy nebo příspěvky a že platební podmínky jsou v souladu se zásadami a postupy organizace.
Po ověření správnosti faktury a platebních podmínek je dalším krokem získání potřebných schválení. To může zahrnovat získání souhlasu od odpovědného oddělení, například účetního nebo finančního, a také od dalších zúčastněných stran, které musí fakturu podepsat.
Po schválení faktury je dalším krokem potvrzení způsobu platby. To může zahrnovat určení preferovaného způsobu platby, například šek nebo elektronický převod, a zajištění správnosti údajů o bankovním účtu.
Po potvrzení způsobu platby je dalším krokem zpracování platby. To může zahrnovat zadání informací o platbě do účetního systému organizace a zajištění včasného zpracování platby.
Po zpracování platby je důležité vystavit potvrzení o platbě. To lze provést zasláním potvrzujícího e-mailu nebo dopisu dodavateli a zajistit, aby byl dodavatel informován o tom, že platba byla přijata.
V neposlední řadě je důležité vést záznamy o průběhu platby. To může zahrnovat uložení kopie faktury, potvrzení o platbě a dalších dokumentů týkajících se transakce.
Dodržováním těchto kroků mohou organizace zajistit, že jejich proces schvalování faktur bude efektivní a přesný. To pomůže zajistit, aby dodavatel dostal zaplaceno včas a aby byly finance organizace spravovány efektivně.
Při kontrole faktury je třeba ověřit několik klíčových věcí:
1. Faktura by měla mít jasný a jednoznačný účel – mělo by být zřejmé, za co je faktura vystavena, a nemělo by být pochyb o tom, jaké zboží nebo služby jsou fakturovány.
2. Faktura by měla být adresována správné společnosti nebo fyzické osobě – ujistěte se, že název společnosti a adresa na faktuře odpovídají společnosti, se kterou obchodujete.
3. Na faktuře by mělo být uvedeno správné množství zboží nebo služeb – ujistěte se, že množství uvedené na faktuře odpovídá tomu, co bylo skutečně dodáno.
4. Faktura by měla být vystavena na správnou částku – zkontrolujte, zda se celková částka na faktuře shoduje s dohodnutou cenou za zboží nebo služby.
5. Faktura by měla být datována a měla by obsahovat jasné datum splatnosti – ujistěte se, že je faktura datována a že rozumíte tomu, kdy je splatná.
Pokud máte k faktuře nějaké dotazy nebo připomínky, nezapomeňte je vznést u dané společnosti, abyste mohli problém vyřešit ještě před provedením platby.
Před schválením faktury k úhradě musí proběhnout několik věcí. Nejprve je třeba fakturu zkontrolovat a ujistit se, že je přesná a úplná. Jakmile je faktura zkontrolována, odešle se schvalovacímu orgánu. Schvalovací orgán pak fakturu přezkoumá a rozhodne, zda ji schválí k proplacení. Pokud schvalovací orgán fakturu schválí, bude odeslána k proplacení do oddělení závazků.
Obecně platí, že faktury by měla k úhradě schvalovat osoba, která zboží nebo služby obdržela. Pokud se vyskytne nějaký dotaz týkající se faktury, měl by být postoupen osobě, která nákup schválila. Osoba schvalující fakturu by se měla ujistit, že zboží nebo služby byly přijaty a že faktura je správná.
Ve schvalovacím procesu existují čtyři fáze:
1. Zahájení
2. Příprava
3. Kontrola
4. Schválení
Při zpracování faktur se postupuje v následujících třech hlavních krocích:
1. Přijetí faktury: Prvním krokem je přijetí faktury od dodavatele. To může být provedeno elektronicky nebo fyzicky.
2. Kontrola faktury: Dalším krokem je kontrola faktury, zda jsou na ní uvedeny všechny požadované údaje a zda jsou částky správné.
3. Schválení faktury: Po kontrole faktury ji musí schválit oprávněná osoba, aby mohla být proplacena.