8. Zapnutí a vypnutí zprávy mimo kancelář
9. Osvědčené postupy pro psaní zprávy mimo kancelář
Outlook Express je bezplatná e-mailová aplikace od společnosti Microsoft, která umožňuje uživatelům odesílat a přijímat e-mailové zprávy. Jedná se o základní program, který lze používat pro osobní i pracovní účely. Je kompatibilní s operačními systémy Windows, včetně systémů XP a Vista.
Pro vytvoření zprávy Mimo kancelář v aplikaci Outlook Express musí uživatel nejprve získat přístup k nastavení Mimo kancelář. To se provede tak, že přejdete do nabídky „Nástroje“ a vyberete možnost „Asistent pro odesílání z kanceláře“. Zobrazí se vyskakovací okno a uživatel může zadat požadované nastavení Out of Office.
Dalším krokem je zadání rozsahu dat pro zprávu Out of Office. To lze provést zaškrtnutím políčka „V současné době jsem mimo kancelář“ a následným zadáním počátečního a koncového data. Uživatel může také zvolit, aby byla zpráva odeslána za určité časové období, například za týden, měsíc nebo rok.
Po zadání rozsahu dat může uživatel začít psát zprávu Out of Office. Ta by měla obsahovat stručné vysvětlení, proč je mimo kancelář, a případné kontaktní informace, které by chtěl uvést, například číslo mobilního telefonu nebo alternativní e-mailovou adresu.
Pokud si uživatel přeje uvést další kontaktní informace, může tak učinit kliknutím na tlačítko „Přidat kontaktní informace“. Tím se zobrazí dialogové okno, do kterého může zadat požadované kontaktní informace, například číslo mobilního telefonu nebo alternativní e-mailovou adresu.
Pokud se uživatel chystá na delší dobu odjet, může nastavit automatickou odpověď, která bude odeslána na všechny příchozí e-maily. To se provádí zaškrtnutím políčka „Odeslat automatickou odpověď na dovolenou“ a následným zadáním požadované zprávy.
Před aktivací zprávy mimo kancelář je důležité ji otestovat a ujistit se, že funguje správně. To lze provést odesláním testovací zprávy na e-mailovou adresu Out of Office. Pokud je zpráva úspěšně doručena, pak zpráva Mimo kancelář funguje správně.
Jakmile je zpráva Mimo kancelář nastavena a otestována, může ji uživatel kdykoli zapnout nebo vypnout. To se provádí tak, že přejdete do nabídky „Nástroje“ a poté vyberete položku „Asistent mimo kancelář“. Uživatel pak může zaškrtnout nebo zrušit zaškrtnutí políčka „Momentálně jsem mimo kancelář“ a zprávu zapnout nebo vypnout.
Při psaní zprávy Out of Office je důležité, aby byla stručná a výstižná. Měla by obsahovat pouze nezbytné informace, jako jsou kontaktní údaje, rozsah data a další relevantní informace. Zpráva by také měla být napsána profesionálně a zdvořile.