Pro efektivní komunikaci se skupinou prostřednictvím e-mailu je důležité nastavit profesionální tón. To znamená používat správný jazyk, gramatiku a etiketu. Pečlivě volte slova a buďte struční a zdvořilí. Vyvarujte se používání neformálního jazyka, slangu nebo zkratek.
Při oslovování skupiny v e-mailu nezapomeňte použít vhodný pozdrav. V závislosti na velikosti skupiny je nejlepší použít buď obecný pozdrav (např. „Komukoli, koho se to týká“), nebo konkrétnější pozdrav, například „Vážení členové výboru“.
Při zasílání skupinového e-mailu dbejte na to, aby byl účel e-mailu uveden jasně a stručně. Pokud bude účel e-mailu nejasný, je pravděpodobné, že členové skupiny nebudou věnovat čas jeho přečtení.
Při komunikaci se skupinou prostřednictvím e-mailu je důležité, aby zpráva byla jednoduchá a výstižná. Vyvarujte se používání příliš složitého jazyka nebo žargonu. Držte se jednoduchých a stručných vět, které jsou snadno srozumitelné.
Pokud e-mail obsahuje pokyny nebo úkoly, které má skupina splnit, nezapomeňte poskytnout jasné pokyny. Pokud pokyny nebudou jasné, skupina může být zmatená nebo nemusí úkol správně splnit.
Při zasílání e-mailů skupině je důležité vyzvat ji ke zpětné vazbě. To lze provést položením otázek nebo poskytnutím prostoru pro připomínky. Vyzvání ke zpětné vazbě umožňuje členům skupiny vyjádřit svůj názor a může pomoci zajistit, aby všichni byli na stejné vlně.
Při zasílání e-mailů skupině je důležité mít na paměti časový rozdíl mezi členy skupiny. Dbejte na to, abyste e-mail odeslali v době, kdy lze očekávat, že jej všichni členové skupiny obdrží a přečtou.
Při zasílání e-mailů skupině je důležité podporovat interakci mezi členy skupiny. Toho lze dosáhnout podporou otázek, poskytnutím příležitosti k dialogu nebo poskytnutím prostoru pro komentáře.
Při zasílání e-mailů skupině je důležité navázat kontakt se členy skupiny. To lze provést zasláním připomínacího e-mailu nebo sjednáním schůzky k projednání daného úkolu nebo problému. Následné sledování pomáhá zajistit, aby byl úkol nebo problém vyřešen včas.
Standardní způsob formálního oslovení skupiny lidí je „Dámy a pánové“.
Pokud si nejste jisti názvem skupiny, které posíláte e-mail, můžete e-mail začít obecným pozdravem, například „Dobrý den“, „Vážení“ nebo „Ahoj“.
Pokud se v e-mailu odkazujete na více osob, je nejlepší použít obecný výraz, například „dámy a pánové“, „kolegové“ nebo „tým“. Tím zajistíte, že se všichni zahrnutí do e-mailu budou cítit osloveni a respektováni.
Při profesionálním pozdravu skupiny lidí je vždy lepší se přiklonit na stranu formálnosti. To znamená, že byste měli každému podat ruku, navázat oční kontakt a usmívat se. Představte se a řekněte něco příjemného. Můžete například říci: „Rád vás poznávám. Jsem John Smith.“
Vážený pane Smithe, paní Jonesová, paní Garciová a pane Davisi,
děkujeme vám za váš zájem o založení nového společného podniku. Jsme rádi, že s vámi můžeme spolupracovat a začít s tímto podnikáním. Dejte nám prosím vědět, pokud máte nějaké otázky nebo obavy.
Děkujeme,
Vaše jméno