Drobná hotovost je malá částka peněz vyhrazená pro provádění drobných plateb bez nutnosti vypisovat šek nebo používat kreditní kartu. Často se používá na drobné výdaje, jako jsou kancelářské potřeby, občerstvení na schůzkách nebo jiné drobné položky, které se nemusí vyplatit zaplatit šekem nebo kreditní kartou. Drobná hotovost se také označuje jako zálohová hotovost nebo „zálohový systém“. Obvykle se uchovává na fyzicky bezpečném místě, například v uzamčené zásuvce, a spravuje ji pověřená osoba v organizaci.
Před uložením jakýchkoli prostředků do systému drobné pokladny je třeba stanovit částku, která má být vyčleněna. To se obvykle provádí se souhlasem vedení společnosti, které určí částku odpovídající potřebám organizace. Obecně platí, že částka vyčleněná na drobné výdaje je malá, protože je určena pouze na drobné nákupy.
Po založení fondu drobných peněz by měl být vytvořen deník nebo účetní kniha pro evidenci plateb a příjmů. Tento dokument by měl obsahovat podrobnosti o každé transakci, včetně data, částky a účelu výdaje. Je to důležité pro vedení přesných záznamů a pro sledování případných nesrovnalostí nebo podezřelých aktivit.
Odpovědnost za správu a dohled nad systémem drobné hotovosti by měla být přidělena jedné osobě, tzv. správci drobné hotovosti. Tato osoba by měla být důvěryhodná a schopná zvládat povinnosti, jako je provádění plateb a vedení záznamů o všech transakcích.
Správce drobné hotovosti by měl pravidelně sledovat zůstatek fondu, aby bylo zajištěno, že je vždy k dispozici dostatek finančních prostředků pro provádění plateb. Když zůstatek fondu dosáhne určité částky, měl by správce doplnit účet o další peníze.
Při provádění plateb z fondu drobného majetku by měl správce zajistit, aby byly o každé platbě vedeny přesné záznamy. Správce by měl také shromažďovat veškeré účtenky nebo faktury od dodavatelů a zahrnout je do deníku nebo účetní knihy.
Správce by měl také pravidelně kontrolovat systém drobných výdajů, aby se ujistil, že všechny platby jsou oprávněné a že všechny záznamy jsou přesné. Pokud zjistí jakékoli nesrovnalosti, měl by je neprodleně nahlásit vedoucímu týmu.
Správce by měl zajistit, aby byl fond drobných peněz uložen na bezpečném místě, například v uzamčené zásuvce, aby se zabránilo neoprávněnému přístupu nebo krádeži. Kromě toho by správce měl podniknout kroky k pravidelné kontrole zabezpečení účtu a přijmout opatření, která zabrání případným podvodům nebo jinému zneužití prostředků.
Existují dva způsoby nakládání s drobnými penězi: zálohový systém a fond drobných peněz.
Zálohový systém spočívá v tom, že je pro drobnou hotovost vyčleněna určitá částka, která se doplňuje při jejím vyčerpání. Tento systém je nejvhodnější pro podniky, které provádějí velké množství drobných transakcí.
Drobný pokladní fond je systém, kdy za správu drobné hotovosti odpovídá určená osoba. Tento systém je nejlepší pro podniky, které mají méně transakcí, ale vyšší částky.
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože nejlepší kontrola pro drobnou hotovost se liší v závislosti na konkrétním podniku a jeho potřebách. Některé tipy, jak efektivně kontrolovat drobnou hotovost, však zahrnují stanovení jasných limitů, kolik hotovosti lze mít v pokladně, sledování všech hotovostních transakcí a vedení samostatného fondu drobné hotovosti.
Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď, protože se liší podnik od podniku. Obecně však platí, že většina podniků povoluje limit pro drobnou hotovost ve výši 50 až 100 USD. Ten lze použít na drobné nákupy, které nevyžadují formální fakturu nebo stvrzenku, jako je například nákup oběda pro klienta nebo nákup kancelářských potřeb.
Drobný pokladník je zodpovědný za vedení a účtování firemního fondu drobných peněz. To zahrnuje evidenci všech drobných příjmů a výdajů a také přípravu pravidelných zpráv o stavu fondu. Drobný pokladník může být také zodpovědný za sladění účtu drobné hotovosti s hlavní účetní evidencí společnosti.
Drobnou hotovost lze odsouhlasit několika různými způsoby, ale nejběžnější metodou je porovnání příjmů s hotovostí v pokladně. K tomu je třeba sečíst všechny příjmy za dané období a porovnat tento součet s výší hotovosti v pokladně. Pokud se součty shodují, pak je vaše drobná hotovost odsouhlasena. Pokud dojde k rozporu, budete muset zjistit, kam chybějící peníze zmizely, a přijmout příslušná opatření.