Úvod do globálního seznamu adres.
Globální seznam adres (GAL) je základním nástrojem aplikace Microsoft Outlook, který uživatelům poskytuje ucelený seznam kontaktů v rámci jejich organizace. Je to skvělý způsob, jak rychle najít a spojit se s kolegy, obchodními partnery a dalšími důležitými kontakty. V tomto článku vysvětlíme, jak zobrazit GAL ve složce Kontakty aplikace Outlook.
Než budeme moci zobrazit GAL, musíme nejprve nastavit složku Kontakty aplikace Outlook. To znamená přejít do složky, vybrat kartu „Složka“ a poté kliknout na tlačítko „Přidat do kontaktů“. Tím se GAL přidá do složky Kontakty aplikace Outlook.
Jakmile je GAL přidán do složky Kontakty aplikace Outlook, lze k němu přistupovat kliknutím na kartu „Zobrazit“ a výběrem možnosti „GAL“. Tím se zobrazí všechny kontakty v globálním seznamu adres.
Při prohlížení GAL mohou uživatelé své kontakty také třídit podle různých kategorií. To lze provést kliknutím na kartu „Seřadit“ a následným výběrem kategorie. To usnadní vyhledávání kontaktů v GAL.
Dalším užitečným nástrojem pro rychlé vyhledání kontaktů je funkce vyhledávání v GAL. Uživatelé mohou do vyhledávacího řádku zadat jméno nebo klíčové slovo a poté stisknutím klávesy enter zobrazit všechny příslušné kontakty v GAL.
Po nalezení kontaktu v GAL mohou uživatelé zobrazit jeho kontaktní údaje kliknutím na jeho jméno. Tím se otevře okno se všemi kontaktními údaji včetně e-mailové adresy a telefonního čísla.
GAL lze také použít k odesílání e-mailů kontaktům. To lze provést kliknutím na kartu „Nový“ a následným výběrem možnosti „Mail“. Tím se zobrazí skladatel e-mailů, kde mohou uživatelé zadat e-mailovou adresu kontaktu a sestavit zprávu.
Nakonec mohou uživatelé přidat kontakty ze systému GAL do složky kontaktů aplikace Outlook. To lze provést kliknutím na jméno kontaktu a výběrem tlačítka „Přidat do kontaktů“. Tím se kontakt přidá do složky Kontakty aplikace Outlook pro budoucí použití.
Provedení těchto kroků umožní uživatelům úspěšně zobrazit GAL ve složce kontaktů aplikace Outlook. Využitím GAL budou uživatelé schopni rychle najít a spojit se s důležitými kontakty ve své organizaci.
Globální seznam adres (GAL) lze v aplikaci Microsoft Outlook otevřít několika způsoby. Jedním ze způsobů je přejít na kartu Soubor a poté kliknout na možnost Otevřít a exportovat. V části Otevřít a export klikněte na možnost Otevřít datový soubor aplikace Outlook. Zobrazí se okno s výzvou k vyhledání souboru. Hledaný soubor se jmenuje „Global Address List.olm“. Po nalezení a výběru souboru klikněte na tlačítko Otevřít.
Dalším způsobem, jak otevřít GAL, je přejít na kartu Zobrazení a kliknout na položku Panel lidí. V podokně Lidé klikněte na šipku dolů vedle slova „Kontakty“ a z rozevírací nabídky vyberte „Globální seznam adres“.
Neexistuje žádný vestavěný způsob, jak exportovat globální seznam adres (GAL) z aplikace Microsoft Outlook. Existuje však několik způsobů, jak toho dosáhnout.
Jedním z řešení je vytvoření skupiny kontaktů v aplikaci Outlook, která zahrnuje všechny kontakty v GAL. To provedete tak, že otevřete aplikaci Outlook a přejdete do zobrazení Kontakty. Klepněte na tlačítko „Nová skupina kontaktů“ na pásu karet. V dialogovém okně „Výběr členů“ klikněte na kartu „Kontakty“. Poté klikněte na tlačítko „Vybrat vše“. Tím se do skupiny kontaktů přidají všechny kontakty v GAL. Po vytvoření skupiny kontaktů ji lze exportovat do souboru .csv kliknutím pravým tlačítkem myši na skupinu a výběrem možnosti „Exportovat“.
Dalším řešením je použít k exportu GAL nástroj třetí strany. Těchto nástrojů je k dispozici celá řada, a to jak bezplatných, tak placených. Mezi ně patří například nástroj GAL Export Tool a Outlook GAL Exporter Tool.
V aplikaci Outlook můžete zobrazit seznam kontaktů otevřením modulu Kontakty. To provedete kliknutím na ikonu „Kontakty“ v navigačním podokně. Tím se otevře modul Kontakty a zobrazí se seznam všech vašich kontaktů. K vyhledání konkrétních kontaktů můžete také použít funkci Hledat. To provedete kliknutím na ikonu „Hledat kontakty“ na panelu nástrojů a zadáním jména nebo e-mailové adresy kontaktu.
Globální adresář je soubor, který je uložen na pevném disku počítače. Umístění souboru naleznete v části „Preferences“ (Předvolby) aplikace „Address Book“.
Chcete-li upravit svůj globální seznam adres, musíte získat přístup k centru správy Exchange. Zde můžete kliknout na kartu „příjemci“ a poté na kartu „seznamy adres“. Zde můžete kliknout na položku „Default Global Address List“ a poté kliknout na tlačítko „edit“. Odtud můžete přidávat, odebírat nebo upravovat libovolné položky v globálním seznamu adres.