V úvodu upomínky by měl být uveden stručný přehled toho, čeho se zpráva týká, a účel jejího zaslání. Měl by obsahovat upřímné a přímé vyjádření o špatné zprávě a jejích důsledcích. Je důležité být co nejjasnější, aby příjemce pochopil účel zprávy.
Při sdělování těžkých zpráv je důležité chovat se k příjemci s respektem. To znamená vyhnout se ostrým nebo obviňujícím výrazům a také mít na paměti pocity příjemce. Tón sdělení by měl být uctivý, ale zároveň přímý a pravdivý.
V hlavní části sdělení by měly být uvedeny všechny relevantní informace, které příjemce potřebuje k pochopení situace. Patří sem veškeré podrobnosti nebo fakta, která pomohou vysvětlit novinky, a také všechny nezbytné základní informace. Je důležité být co nejjasnější a nejstručnější, aby se předešlo jakýmkoli nejasnostem.
Při sdělování špatných zpráv je důležité uvést veškerá možná řešení nebo alternativy, které mohou být k dispozici. To může pomoci zmírnit dopad špatné zprávy a ukázat příjemci, že odesílatel je ochoten pomoci. Nabídka řešení může také příjemci poskytnout pocit kontroly, což může pomoci snížit případné pocity úzkosti.
Při sdělování špatných zpráv v obchodním sdělení je důležité být přímý. To znamená být přímý a upřímný ohledně faktů, aniž byste chodili kolem horké kaše nebo se snažili situaci zlehčovat. Přímost a stručnost mohou pomoci zajistit, že příjemce sdělení pochopí, aniž by se cítil zahlcen.
Při uzavírání obchodního sdělení je důležité, aby bylo zakončeno pozitivně. To může pomoci zmírnit případné negativní pocity příjemce a ukázat mu, že odesílatel je stále ochoten pomoci. Při vyjadřování jakéhokoli optimismu je důležité být opravdový a upřímný, protože to může pomoci vybudovat důvěru a vztah.
Před odesláním upomínky je důležité provést její korekturu, abyste se ujistili, že v ní nejsou žádné chyby nebo překlepy. To může pomoci zajistit, že příjemce bude schopen sdělení pochopit, aniž by ho případné chyby rozptylovaly.
Po odeslání upomínky je důležité navázat s příjemcem kontakt. To může pomoci ujistit se, že zpráva byla přijata a pochopena, a také poskytnout odesílateli příležitost odpovědět na případné otázky nebo obavy. Následná kontrola může také pomoci vybudovat důvěru a porozumění mezi odesílatelem a příjemcem.
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože nejlepší způsob, jak sdělit špatnou zprávu v obchodním psaní, se liší v závislosti na situaci a publiku. Existuje však několik obecných zásad, které lze dodržet, aby bylo zajištěno, že špatné zprávy budou podány efektivně.
Při psaní špatných zpráv je důležité být jasný a stručný. Zpráva by měla být přímá a výstižná, bez chození kolem horké kaše. Je také důležité, aby použitý jazyk byl uctivý a profesionální.
Tón zprávy by měl být pozitivní, i když je samotná zpráva negativní. Pokud je například zaměstnanec propouštěn, měla by se zpráva zaměřit spíše na to, že společnost oceňuje jeho přínos, než na negativní zprávu o samotném propouštění.
Je také důležité nabídnout řešení a alternativy, pokud je to možné. Pokud se například ruší projekt, nabídněte alternativy, jak může tým využít svůj čas nebo zdroje.
V neposlední řadě je důležité po oznámení špatné zprávy navázat další kroky. To lze provést e-mailem, telefonicky nebo osobně. Následná kontrola by měla poskytnout příležitost k otázkám a diskusi a měla by se zaměřit na další postup.
Při psaní negativní zprávy pro podnik je důležité být jasný a stručný. Ve zprávě by měl být uveden problém a navrhované řešení. Je také důležité být profesionální a zdvořilý.
Neexistuje jediný dokonalý způsob, jak zaměstnancům oznámit špatné zprávy. Existuje však několik obecných zásad, kterými se můžete řídit, abyste zajistili, že zprávu sdělíte jasně a s respektem.
Při oznamování špatných zpráv je důležité být co nejpřímější a nejstručnější. Zaměstnanci ocení, když jim sdělíte přímou informaci, místo aby museli spekulovat nebo číst mezi řádky.
Pokud je to možné, oznamujte zprávy osobně. To vám umožní zjistit reakce zaměstnanců a zodpovědět případné dotazy. Pokud musíte novinky sdělit na dálku, učiňte tak prostřednictvím videokonference nebo telefonického hovoru, aby vás zaměstnanci stále viděli a slyšeli.
Nakonec buďte připraveni odpovědět na případné dotazy zaměstnanců týkající se novinek. Pokud neznáte všechny odpovědi, buďte upřímní a dejte zaměstnancům najevo, že uděláte vše pro to, abyste jim potřebné informace poskytli.