Zastupitelné úložiště elektronických faktur: zde jsou jeho charakteristiky, základní prvky a jak funguje.
Samostatně výdělečně činní lidé jsou stejně prospěšní jako nároční. Povinností pracovníka na volné noze je mnoho a přirozeně zahrnují různé byrokratické aspekty. Mezi ně patří, stejně jako v případě malých a středních podniků, zasílání faktur veřejné správě a jejich uchovávání po dobu 10 let v souladu se zákonem. S příchodem elektronických faktur v roce 2015 bylo zavedeno tzv. elektronické ukládání faktur, které umožňuje různým orgánům provádět kontroly i po dlouhé době. V tomto průvodci pak společně zjistíme, jak tento typ úložiště elektronických faktur funguje a jaké jsou jeho vlastnosti.
Úschova a ukládání elektronických faktur
Předtím, než podrobně rozebereme všechny informace, abychom pochopili, co je to elektronické úložiště a jak funguje, musíme učinit důležitý předpoklad. A dále rozlišujte mezi ukládáním a archivací elektronických faktur. Archivací se rozumí uložení dokumentu v počítači nebo na serveru v požadovaném formátu. Cílem uchovávání je naopak zachovat soulad dokumentu s předpisy pro případ možné kontroly. Zjednodušeně řečeno, uchovávání je činnost, která spočívá v dodržování specifických pravidel a udržování hodnoty dokumentu v čase, zachování jeho integrity, čitelnosti a jedinečnosti. Naštěstí, i když s výraznými odlišnostmi, různé softwary, které jsou v současnosti k dispozici na počítačích pro elektronickou fakturaci, již samy o sobě provádějí správné ukládání dokumentů.
Ukládání elektronických faktur: jak to funguje
Když vytvoříme elektronický dokument, nějakým způsobem "žije" v digitálním prostředí. Termín "elektronické úložiště" odkazuje na postup v rámci samotného počítačového systému, který je obzvláště užitečný, protože dává naší "virtuální" dokumentaci právní hodnotu v čase. Platnost elektronického dokumentu je tak vlastně totožná s platností odpovídajícího dokumentu v tradiční papírové podobě. Jak jste možná uhodli, tento konkrétní typ úložiště je vhodný pro dokumenty, jako jsou elektronické faktury, u nichž existuje povinnost uchovávat je po dobu 10 let. Systém, který je intuitivní a snadno ovladatelný pro jakéhokoli volného pracovníka, zachovává právní hodnotu jedinečnosti a integrity dokumentu, o který máme zájem, a zároveň umožňuje jeho indexaci a okamžité vyhledávání v případě potřeby.
Konkrétně proces elektronického ukládání musí zaručit jak tzv. bitové uchování, tj. schopnost uchovat bity tak, jak byly původně zaznamenány, tak především logické uchování, tj. schopnost porozumět informacím obsaženým v dokumentu a využít je v budoucnu. Přesněji řečeno, elektronické ukládání, známé také jako ukládání v souladu s předpisy, za určitých podmínek zrovnoprávňuje papírové dokumenty s elektronickými a umožňuje podnikům a veřejné správě ušetřit náklady na tisk, archivaci a ukládání. Zejména u tohoto typu dokumentace, která musí být ze zákona uchovávána po dobu několika let.
Zastupitelné úložiště: základní prvky
Zastupitelné úložiště elektronických faktur vyžaduje několik základních prvků. První z nich je intuitivní a spočívá právě ve vytvoření faktury v digitálním formátu, který dokáže kopírovat tok strukturovaných dat, obvykle ve formátu XML, s informacemi shodnými s papírovým ekvivalentem. Elektronická faktura pak musí být podepsána kvalifikovaným elektronickým podpisem a archiv musí být strukturován pomocí specifických údajů, které lze indexovat pro účely vyhledávání, jako je číslo faktury, datum nebo DIČ zákazníka. V úvahu je třeba vzít také časové razítko, tj. elektronický certifikát, který dokládá datum a čas, kdy byla značka na dokument umístěna, a který také určuje její jedinečnost a pravost. Podle naší legislativy pak musí být faktury seskupeny do skladových dávek podle data, aby byla zajištěna chronologická návaznost a seskupeny všechny faktury vytvořené v daném časovém roce.
Při legislativou požadované desetileté době uchovávání je každá dávka speciálně označena a podepsána elektronickým podpisem pomocí certifikovaného systému, který zaručuje přesný čas, kdy k označení dojde. Cílem je zafixovat dávky po obsahové, formální a časové stránce pomocí podpisu a časového razítka. Jakmile je elektronická faktura vystavena a digitálně podepsána, je zaevidována a indexována podle dosud popsaných kritérií. Obvykle nastavený software, jako v případě Aruby, použije časové razítko, které osvědčuje autora dokumentu, jeho právní integritu a informace, které obsahuje, a nakonec jej archivuje v rámci správné dávky pro ukládání.