Soubor PRN obsahuje pokyny pro tiskárnu, která obsahuje obsah, který má být vytištěn, počet stránek, které se mají vytisknout, velikost papíru a zásobník tiskárny, který se má použít. Je vytvořen volbou "Tisk do souboru" v dialogovém okně Tisk v programu Windows nebo MacOS. Soubory PRN jsou podobné souborům PostScript ( .PS ).
Soubory PRN mohou být vytištěny v systému Mac OS X přetažením souboru na ikonu tiskárny na ploše. V systému Windows mohou být vytištěny klepnutím pravým tlačítkem myši na soubor a výběrem "Microsoft Office Document Imaging" (pouze některé verze sady Microsoft Office Document Imaging podporují soubory PRN). Můžete je také otevřít pomocí příkazového řádku systému Windows. Chcete-li to provést, vyberte v nabídce Start příkaz Spustit, zadejte příkaz cmd a proveďte následující kroky:
Pokud je tiskárna připojena přes rozhraní USB, zadejte:
"COPY / B [název_souboru.prn] [Název počítače] [Název sdílené tiskárny]"
Pokud je tiskárna připojena přes starší připojení paralelního portu, zadejte:
"COPY / B [název_souboru.prn] LPT1:"
POZNÁMKA: Při zadávání skutečného příkazu nezahrnujte [závorky].
Soubor PRN můžete přejmenovat také jako .XPS soubor a otevřete jej různými programy, jako je Microsoft XPS Viewer, Pagemark XpsViewer a NiXPS View. Chcete-li soubor přejmenovat, vyberte název souboru a přejmenujte soubor .prn na .xps.
Soubor PRN můžete otevřít pomocí textového editoru, například programu Microsoft Notepad nebo Apple TextEdit. Soubor ukládá text, který má být vytištěn jako prostý text, ale pokyny pro tisk se skládají z kódů tiskárny, které by neměly být upravovány, jinak se vyskytnou chyby tiskárny.