Digitální podepisování dokumentů je díky své bezpečnosti a snadnému použití stále více využíváno a akceptováno v rostoucím počtu oblastí.
V Itálii lze nyní digitálně podepsat většinu dokumentů, jako jsou obchodní smlouvy, pracovní smlouvy, ověřené nabídky, nájemní smlouvy a smlouvy týkající se profesí a činností.
Je proto důležité vědět, jak správně podepsat digitální dokument a pomocí jakých nástrojů.
V minulosti se za účelem digitalizace smlouvy vytiskl a podepsal originál papírové smlouvy, který se pak jednoduše naskenoval a uložil do needitovatelného formátu, například .pdf.
Dostupnost stále dokonalejšího softwaru pro úpravu fotografií umožnila, a to ne příliš složitě, upravovat naskenované dokumenty s cílem zfalšovat jejich obsah.
Je jasné, že v takovém kontextu nemůže mít naskenovaný dokument právní hodnotu a být srovnáván s ručně podepsaným papírovým originálem.
Takže 13. prosince 1999 vydal Evropský parlament směrnici 1999/93/ES, která upravuje způsob vytváření, ověřování, dlouhodobého uchovávání, přenosu a duplikace digitálního dokumentu.
Směrnice Evropského parlamentu byla transponována do italského práva dekretem předsedy Rady ministrů ze dne 13. ledna 2014.
Požadavky na podepsání digitálního dokumentu ve formátu .pdf
Prvním požadavkem na podepsání dokumentu ve formátu .pdf je zakoupení osobního digitálního certifikátu, který musí být vydán certifikovanými dodavateli, kteří jsou oprávněni poskytovat službu elektronického podpisu.
V Evropě má ověřování požadavků na získání certifikace na starosti zvláštní evropská komise jmenovaná Evropskou unií.
Pro zajištění harmonizace pravidel a vymezení způsobů a rozsahu platnosti v souvislosti s používáním elektronických podpisů v rámci Evropské unie bylo vypracováno nařízení eIDAS (zkratka z electronic IDentification, Authentication and trust Services), které musí podepsat všichni poskytovatelé služeb elektronického podpisu.
V Itálii je orgánem, který dohlíží na uplatňování a dodržování pravidel eIDAS a vybírá nejspolehlivější poskytovatele, AGID (Agenzia per L'Italia Digitale).
Jak probíhá proces podepisování digitálního dokumentu
Proces podepisování digitálního dokumentu je velmi jednoduchý a intuitivní: podepisující strany obdrží e-mailem odkaz na dokument, který mají přečíst a digitálně podepsat, podepisující strany se ověří prostřednictvím bezpečnostního kódu zaslaného na jejich registrované telefonní číslo nebo prostřednictvím procesu ověření a autentizace jejich ID, který se dokončí online.
Dokument je poté po doplnění a ověření elektronického podpisu zapečetěn.
Na konci procesu strany obdrží dokument v needitovatelném formátu .pdf, který lze uložit s právní hodnotou.
Výhody digitálního podpisu
Výhody digitálního podpisu na smlouvě jsou zcela zřejmé a intuitivní: k podpisu smlouvy již není nutné být fyzicky na stejném místě, digitální kopii smlouvy lze snadno archivovat, nepodléhá zkáze a lze k ní kdykoli přistupovat na dálku.
Kromě toho absence papírového dokumentu k archivaci ušetří spoustu místa, které lze s výraznou úsporou věnovat jiným účelům.
Odhaduje se, že více než 2,5 bilionu souborů v .pdf soubory se již vyměňují po celém světě za účelem podepisování dokumentů a smluv všeho druhu.
Kdy nelze elektronicky podepsanou smlouvu použít
Zákonodárce stanovil, že některé typy smluv nelze podepsat digitálním certifikátem, ale stále vyžadují vlastnoruční podpis na papírovém dokumentu: jedná se o všechny dokumenty, které vyžadují přítomnost notáře, jako je kupní smlouva na nemovitost, smlouvy o spotřebitelském úvěru nebo smlouvy, které vymezují převod majetku společnosti.
.