Nástroje pracovního toku jsou systémy pro správu informací používané znalostními pracovníky, týmy pro spolupráci a organizacemi k vytváření, podpoře a optimalizaci jejich pracovního toku.
Tyto softwarové nástroje umožňují uživatelům snadno navrhnout jejich pracovní postup pomocí rozhraní, které obsahuje zkratkové příkazy, editory s nízkým kódem a drag-and-drop. Nástroje pracovního postupu jsou navrženy tak, aby byly intuitivní, takže uživatelé tráví méně času učením se o systému a mohou rychle implementovat svůj pracovní postup pro vytváření produktů, poskytování služeb a zpracování informací.
Nástroje pracovního postupu umožňují týmům nebo společnostem dokumentovat procesy, aby mohly rychleji provádět opakující se úkoly. Pracovní postup může být jednoduchý, například několik lineárních posloupností kroků, nebo může být složitý, kde v závislosti na aktuálním stavu pracovních položek postupuje více větví práce současně. Tyto nástroje podporují uživatele tím, že v pracovním toku ukazují, kde se konkrétní pracovní položka nachází, například úkol nebo dokument. Pracovní proces se stává transparentnějším, protože stav nebo fáze pracovní položky se stává viditelnější.
Workflows are part of business process management (BPM) tools, which take a higher-level look at business goals and how workflow work fit together. Software pro správu projektů s funkcemi pro spolupráci lze také použít jako nástroje pracovního toku, protože zobrazují stav, průběh a další podrobnosti úkolů a pracovních položek.
Když je pracovní postup spravován pomocí nástrojů pracovního postupu, uživatelé mohou získat měření v určitých bodech pracovního postupu nebo na jeho konci. Měřená data lze porovnat a porovnat s odhady nebo historickými daty, abychom zjistili, zda je pracovní tok optimalizován pro věci, jako je čas a kvalita. Většina nástrojů přichází s funkcemi vytváření přehledů, které poskytují okamžité, podrobné a často vizuální informace prostřednictvím grafů a grafů. Mnoho dodavatelů používá analytické nástroje, které poskytují přesnější hlášení a předpovědi.
Dalším inovačním trendem je schopnost automatizovat části pracovního toku. Více systémů nyní umožňuje uživatelům automatizovat opakující se kroky nebo úkoly, nastavovat plánovaná oznámení nebo připomenutí a odesílat pravidelné zprávy. Komunikace je také nedílnou součástí hladkého pracovního toku a nástroje pracovního toku nyní přicházejí s integrovanými systémy zasílání zpráv. Funkce jako analytika, automatizace procesů a nástroje pro zasílání zpráv pomáhají uživatelům zavádět vylepšení pracovního toku, snižovat nadbytečnost a vylepšovat spolupráci.
Většina nástrojů pracovního postupu je schopna integrace s jinými aplikacemi a službami. Toto je důležitá funkce, protože pracovní toky často zahrnují další aplikace, jako jsou prodejní nebo marketingové nástroje, a mohou být závislé na vstupu, spouštěči nebo signálu, který přesahuje hranice týmu, oddělení nebo organizace. Schopnost nástrojů pracovního toku spojit se s jinými systémy může mít za následek méně použitých zdrojů, efektivnější procesy a kvalitnější výsledky.