Plánujete obchodní videohovor? Zjistěte, jaké funkce aktivovat a co udělat, aby schůzka byla skutečně efektivní
Karanténa změnila mnoho našich každodenních zvyků, zejména v práci. Podpořila inteligentní práci, tedy způsob práce, který vám umožňuje i doma vykonávat stejné úkoly, jaké byste běžně dělali v kanceláři.
Spolupracovníky, kolegy a klienty už nemůžete potkat na běžné schůzce: mnoho profesionálů se nyní spoléhá na videohovory, které umožňují komunikaci na dálku. Spustit je, pozastavit, přidat další osoby je velmi snadné, ale ne každý zná triky, jak dokonale uskutečnit obchodní videohovor. Ve skutečnosti existují funkce a způsoby, které mohou zlepšit zážitek pro všechny účastníky, například přizpůsobení pozadí nebo odstranění bílého šumu. Kromě toho je důležité osvojit si určité způsoby chování, aby byl rozhovor komponovaný a skutečně účinný. Jejich znalost a použití zajistí úspěch každé schůzky.
Před videohovorem otestujte připojení a hardware
Jednou z prvních překážek dokonalého videohovoru jsou přerušení a potíže s komunikací způsobené pomalým připojením nebo nevhodnými nástroji.
Před účastí je proto nutné se ujistit, že všechna zařízení a příslušenství, jako je náhlavní souprava nebo mikrofon, fungují a že rychlost internetu umožňuje bezproblémový videohovor. Existuje řada online testů rychlosti, které můžete použít před stisknutím tlačítka "Volat" a ověřit tak kvalitu připojení.
Co se týče hardwaru, doporučujeme před kontaktem vše otestovat. Aplikace obvykle umožňují testovat všechna zařízení.
Přizpůsobte si tapetu během videohovoru
Práce z domova v dnešní době často znamená sdílení prostoru s rodinou. Je obtížné vybrat si roh nebo místnost s profesionálním zázemím, jako je stěna nebo knihovna. Často jsou lidé nuceni se na několik hodin schovat do dětského pokoje nebo jiných méně využívaných prostor domu, kde jsou rodinné obrázky, hry nebo jiné barevné předměty, které se k pracovní schůzce nehodí.
Naneštěstí mnoho aplikací umožňuje změnit pozadí. Zoom například umožňuje přizpůsobit pozadí během online schůzky vložením obrázku místo skutečného. Skype naproti tomu umožňuje rozmazat to, co je za uživatelem.
Vyberte témata, která se budou probírat, a sestavte agendu.
Agenda je podrobný rozpis témat, která se budou probírat během schůzky, lekce nebo dokonce videohovoru. Některá sdělení je lepší posílat e-mailem nebo prostřednictvím chatu a jiná je lepší probírat ústně. Objasnění a především sdělení obsahu, o kterém se bude hovořit, umožní, aby online schůzka proběhla co nejlépe.
Použijte přístroj na odstranění bílého šumu nebo ztlumte mikrofon
Dalším velmi častým problémem videohovorů je hluk na pozadí, který může rušit ostatní účastníky. Abyste to minimalizovali, můžete si pořídit přístroj s bílým šumem. Odhluční místnost a umožní vám v klidu pracovat.
Druhou možností je ztlumit mikrofon během videohovorů. Ve většině aplikací je tato funkce přítomna na obrazovce volání a aktivuje se jednoduchým kliknutím. Nezapomeňte ji zapnout, až budete chtít mluvit.
Jak položit otázku během obchodního videohovoru
Pokud chcete během vzdálené schůzky položit otázku, musíte najít způsob, jak mluvit, aniž byste rušili nebo přerušovali volajícího. Abyste se vyhnuli nepříjemnostem, je vhodné nechat na konci videohovoru prostor pro dotazy. Aby nikdo nebyl opomenut, mohou všichni účastníci napsat své dotazy do chatu, které se pak budou řešit během přestávky nebo na konci schůzky.