V řízení projektu je rozsah projektu podrobným vyjádřením práce nezbytné k dosažení požadovaného cíle. Definování rozsahu projektu je součástí procesu plánování projektu. Všechny zúčastněné strany, od sponzorů až po koncové uživatele, se částečně podílejí na tvorbě a finalizaci rozsahu projektu. Jasnost a úplnost rozsahu projektu závisí na tom, jak důkladně jsou identifikovány požadavky a popsán konečný cíl. Jakákoli nejednoznačnost v rozsahu projektu, v tom, co bude nebo nebude doručeno, může umožnit plíživý rozsah.
Dotvarování rozsahu projektu je neplánovaný a nežádoucí scénář během fáze provádění projektu. Stává se to, když je změna zahájena nebo se vplíží do původního rozsahu projektu po zahájení projektu, byly přiděleny zdroje, vypočítány rozpočty a slíbeny plány. Na základě původního cíle projektu a dostupných zdrojů jsou přiřazeny úkoly a vytvářeny plány. Změny zavedené plíživým rozsahem však vedou k další práci. Bez jakékoli odpovídající úpravy zdrojů, plánů a rozpočtu může mít dotvarování rozsahu projektu za následek:
-
zmeškané termíny a zpoždění projektu
-
zvýšené náklady a překročení rozpočtu
-
přetížené zdroje, špatná kvalita práce a zvýšené přepracování
-
selhání projektu.
Dotvarování rozsahu projektu se děje z několika důvodů. Pokud je shromažďování a analýza počátečních požadavků neúplné a po zahájení projektu se objeví nové informační povrchy, může být shledáno, že navrhované řešení chybí a může vyžadovat další práci. Jednotlivec nebo skupina zúčastněných stran se správným oprávněním, zájmem, vlivem nebo naléhavostí může trvat na zavedení změn bez odpovídajících úprav plánu projektu. Špatná komunikace mezi projektovým manažerem a týmem s dalšími zúčastněnými stranami může situaci zhoršit.
Jak se vyhnout tečení rozsahu
Jedním ze způsobů, jak se projektoví manažeři vyhnout tečení rozsahu projektu, je dodržovat proces správy rozsahu projektu. Během fáze plánování jasně zdokumentujte všechny požadavky, cíle, výstupy, milníky, zdroje, plány a termíny a nechte dokument odhlásit. Vytvořte proces pro zpracování změn a požadavků na změny.
Během fáze provádění a monitorování pravidelně kontrolujte a průběžně sledujte projektové aktivity, plány, pracovní vytížení a cíle ohledně případných nesrovnalostí. Mohly by to být časné známky tečení rozsahu. Pravidelně také komunikujte se všemi zúčastněnými stranami o stavu a pokroku projektu, abyste zvládli očekávání. Když obdržíte další požadavky, komunikujte, pokud nemůžete přizpůsobit přidanou práci. Pokud jsou změny nevyhnutelné, požádejte o další zdroje. Použití softwaru pro správu projektů s nástroji pro plánování, sledování a komunikaci je efektivním způsobem správy rozsahu projektu.