Nejlepší způsob, jak odeslat více souborů e-mailem, je použít soubor ZIP. Soubory ZIP jsou jako složky, ve kterých je obsah komprimován do velikosti vhodné pro přílohu e-mailu. Tento proces má dva kroky: (1) vytvoření souboru ZIP a (2) jeho odeslání. Můžete jej odeslat prostřednictvím libovolného e-mailového klienta, ať už offline, jako je Microsoft Outlook nebo Mozilla Thunderbird, nebo online, jako je Gmail nebo Yahoo Mail.
Pokud se často pokoušíte odeslat velké přílohy a nakonec je nutné vytvořit soubory ZIP, abyste je mohli komprimovat, zvažte místo toho použití služby cloudového úložiště. Tyto služby obvykle zvládnou mnohem větší soubory, než jaké podporuje průměrný poskytovatel e-mailu.
Proč komprimovat dává smysl
Většina e-mailových aplikací má omezení na to, jak velká může být každá zpráva, včetně těla a záhlaví, plus jakékoli přílohy. Pokud překročíte limit, například když posíláte několik velkých příloh najednou, nemůžete zprávu odeslat nebo musíte odeslat několik zpráv, abyste přílohy oddělili.
Pokud ale své soubory zkomprimujete do souboru ZIP, zabírají méně místa, což vám umožní odesílat požadované soubory pouze s jednou e-mailovou zprávou. Mnoho dokumentů lze zkomprimovat na pouhých 10% původní velikosti. Dalším bonusem je kombinace několika souborů do souboru ZIP a všechny je přehledně sbalí do jedné přílohy.
Jak vytvořit soubor ZIP
Existuje mnoho způsobů, jak vytvořit soubor ZIP, a postup se u každého operačního systému liší. Tady je jeden způsob, jak vytvořit soubor ZIP v systému Windows.
-
Na ploše klikněte pravým tlačítkem na prázdné místo a vyberte Nový > Komprimovaná (zipová) složka.
-
Pojmenujte soubor ZIP, jak chcete. Tento název se zobrazí, když odešlete soubor ZIP jako přílohu.
-
Přetáhněte soubory nebo složky, které chcete zahrnout do souboru ZIP. Položky mohou zahrnovat textové dokumenty, obrázky, videa, hudební soubory nebo cokoli jiného, co chcete odeslat.
-
Soubor ZIP je nyní připraven k odeslání.
Další metodou pro vytváření souborů ZIP je použití programu pro archivaci souborů, jako je 7-Zip nebo PeaZip.
Jak poslat e-mailem soubor ZIP
Nyní můžete soubor ZIP připojit k e-mailové zprávě. Protože vytvoření souboru ZIP je pro každý systém jedinečný proces, každý e-mailový klient má vlastní metodu jejich odesílání. Odeslání souboru ZIP e-mailem však zahrnuje přesně stejné kroky jako odeslání libovolného souboru e-mailem. Pokud tedy víte, jak odeslat například dokument Word jako přílohu, budete postupovat přesně podle stejných kroků a odešlete soubor ZIP.
Jako příklad konkrétních kroků je uveden postup v Gmailu.
-
Vytvořte svou e-mailovou zprávu jako obvykle. V dolní části okna pro složení vyberte Připojit soubory (ikona kancelářské sponky).
-
Na pevném disku vyberte soubor ZIP.
-
Ve spodní části okna kompozice uvidíte název souboru ZIP. Vybrat Poslat.
-
Příjemce uvidí soubor ZIP jako normální přílohu.