Chcete-li použít CEM v případě soudního sporu, musí být uložen v souladu s ustanoveními digitálního správního řádu a občanského zákoníku
Jak stanoví digitální správní řád již ve své původní formulaci z roku 2005 (první CAD byl vydán legislativním nařízením 82/2005), zpráva CEM se považuje za elektronický dokument ve všech ohledech a jako taková musí být uložena podle ustanovení zákona.
Zpráva CEM se považuje za elektronický dokument a jako taková musí být uložena podle ustanovení zákona.Jak stanoví zákon o digitální správě ve svém původním znění z roku 2005 (první CAD byl vydán legislativním nařízením č. 82 z roku 2005), certifikovaná elektronická pošta se ve všech ohledech považuje za počítačový dokument a jako taková musí být uchovávána v souladu s ustanoveními zákona.
Zprávu PEC je totiž třeba přirovnat k účetnímu záznamu nebo k jakékoliv přijaté či odeslané zprávě papírové pošty nebo telegramu. To znamená, že společnosti a osoby samostatně výdělečně činné musí správně archivovat ověřený e-mail, jinak by byl dokument právně neplatný, pokud by jej odesílatel (nebo příjemce) chtěl použít jako důkaz v soudním řízení. Jedná se tedy o delikátní úkol, který je třeba provádět s maximální péčí a pozorností: pochopit, jak ukládat CEM, může být "složité", pokud se dostatečně neuplatníte.
Díky Libero PEC Unlimited, certifikované e-mailové schránce určené pro svobodná povolání a malé a střední podniky, nebude ukládání certifikované elektronické pošty problém. Uživatelé budou mít neomezený prostor a budou moci odesílat a přijímat libovolný počet digitálních doporučených dopisů. A to není všechno: archivační systém umožní uživatelům mít veškerou digitální korespondenci neustále k dispozici a v případě potřeby ji během několika sekund opět najít.
Uložení PEC, co stanoví CAD a co občanský zákoník
Pokud vás zajímá, proč byste měli ukládat PEC, odpovědi najdete v Digitálním administrativním kodexu (neboli CAD) a v občanském zákoníku. Jak je uvedeno v článku 43 CAD: "Dokumenty v archivech, účetní záznamy, korespondence a veškeré listiny, údaje nebo dokumenty, jejichž uchování je vyžadováno zákonem nebo jiným předpisem, jsou při reprodukci na počítačových médiích platné a relevantní pro všechny právní účely, pokud je reprodukce a uchování v čase prováděno takovým způsobem, aby byla zajištěna shoda dokumentů s originály. To přímo souvisí s články 2214 a 2220 občanského zákoníku, které stanoví povinné a předpisům odpovídající uchovávání účetních záznamů a korespondence společnosti po dobu 10 let.
Jak uchovávat PEC pro právní účely
Způsoby uchovávání jsou naopak stanoveny v článku 44 kodexu digitální správy a stanoví, že je možné s jistotou určit autora zprávy; že dokument je neporušený a čitelný a že je možné snadno vyhledat dokumenty a informace identifikující zprávu. Aby PEC neztratil svou právní hodnotu, je proto nutné uchovávat kompletní potvrzení o doručení, ve kterém je možné najít odeslanou zprávu a soubor daticert.xml. Jedná se o prvky, které jsou nezbytné pro splnění požadavků již zmíněného článku 44 CAD, a tedy pro jistotu právní hodnoty certifikovaného e-mailu.