Veškerý e-mail zůstává přístupný odkudkoli a na jakémkoli autorizovaném zařízení, s výjimkou e-mailů Post Office Protocol a e-mailů odesílaných na uzavřených serverech.
POP3: Místní e-mail
Většina e-mailových systémů dnes používá moderní technologie jako IMAP nebo Exchange. Tyto e-mailové sady nechávají e-maily na serveru, takže všechna připojená zařízení mají přístup ke všem zprávám z libovolného místa.
Stará serverová technologie pro přenos pošty ze serveru do místního počítače se však chová odlišně. Post Office Protocol odešle e-mail do zařízení, které k němu původně přistupovalo, a poté jej odstraní ze serveru. Takže i když tři e-mailové programy přistupovaly ke stejnému e-mailovému účtu založenému na protokolu POP, jednotlivé zprávy se rozptýlily mezi všechny tři, přičemž žádný z nich neviděl zprávy, ke kterým ostatní počítače přistupovaly.
POP3 se nyní používá jen zřídka, ale starší e-mailové systémy, zejména velmi malé nebo velmi staré, je stále používají, takže nemusí platit za ukládání e-mailů předplatitelů. Provádějte tedy také větší, ale dobře zavedené služby, jako je Yahoo, i když u hlavních poskytovatelů e-mailů se musíte přihlásit k POP.
Chcete-li mít přístup ke všem svým e-mailům na všech svých zařízeních, vyhněte se účtům POP.
Zprávy na straně serveru
Některé počítače nakonfigurované jako server používají interní e-mailové systémy, které jsou uzavřeny pro přístup zvenčí systému. Například počítač se systémem Linux odesílá e-maily uživateli root s upozorněním na kritická varování. Ve většině případů není potřeba k těmto zprávám přistupovat mimo server, ale pokud je potřebujete zobrazit, budete muset nakonfigurovat server IMAP nebo se přihlásit pomocí SSH.