Archivace digitálních dokumentů je ve světě, jako je ten náš, kde technologie pomalu vytlačují tradice, stále nezbytnější. Analogové dokumenty, tj. papírové dokumenty, jsou stále vzácnější, objemnější a méně šetrné k životnímu prostředí. Nejen to, ale digitalizace nám také šetří drahocenný čas, protože nemusíme hledat ten či onen důležitý dokument pod dlouhou hromadou papírů. Stačí jedno kliknutí a máme vše, co potřebujeme, bez větší námahy po ruce a všechny soubory jsou přehledně uloženy v počítači.
Proto je v dnešní době důležité vědět, které metody a nástroje jsou nejvhodnější pro bezpečnou a dlouhodobou archivaci digitálních dokumentů. Na tuto otázku se pokusíme společně odpovědět v tomto průvodci, který se zaměřuje na nejlepší dostupné programy pro archivaci digitálních dokumentů. Díky jejich využití budeme moci dokumenty nejen ukládat, ale také katalogizovat, třídit a spravovat, ať už jsou papírového původu, nebo se zrodily přímo v digitální podobě v počítači.
Ukládání digitálních dokumentů: nejpoužívanější metody
Jak jste již jistě pochopili, existují různé přístupy k ukládání digitálních dokumentů, přičemž všechny jsou zcela opodstatněné. Ještě předtím, než určíme nejoblíbenější nástroje na trhu, bychom si měli ujasnit, jaké možnosti máme k dispozici. V zásadě existují dvě hlavní kategorie: digitální archivace na pracovišti a digitální archivace v cloudu.
První kategorie zahrnuje použití fyzických elektronických archivů spravovaných specializovaným softwarem, zatímco druhá kategorie ukládá dokumenty na externí platformy pomocí cloudové technologie. V následujícím textu si nastíníme hlavní používané úložné systémy, rozebereme jejich specifické vlastnosti a nevyhnutelné rozdíly.
HHD a SSD
Nejznámějšími a nejrozšířenějšími digitálními úložnými systémy byly v minulosti bezpochyby pevné disky, tedy magnetická úložná zařízení. V závislosti na své kapacitě mohou uchovávat velké množství dat, programů a dokonce i operačních systémů. Obvykle jsou nainstalovány a připraveny k použití v počítačích, a to jak v noteboocích, tak ve stolních počítačích, ale je možné zakoupit i externí. Ty jsou přenosné a poměrně lehké, takže jsou vhodné pro ty, kteří je potřebují přenášet z jednoho místa na druhé a propojovat je s různými zařízeními, třeba pendlují mezi domovem a kanceláří.
V posledních letech se stále častěji používají také takzvané SSD, tedy polovodičové disky. Místo tradičních magnetických ploten používají novější typ polovodičové paměti. Jsou mnohem méně hlučné než pevné disky, mnohem rychlejší při čtení a správě dat a také méně náchylné k poškození. Na druhou stranu mají mnohem vyšší cenu než pevné disky, ačkoli jejich popularita umožňuje vznik cenově dostupnějších produktů.
Paměťové karty a klíčenky USB
Klíčenky USB jsou také oblíbeným způsobem ukládání digitálních dokumentů pro jednotlivce i firmy, zejména proto, že umožňují rychlou a snadnou přepravu dokumentů. Bohužel má však většina paměťových zařízení USB k dispozici jen velmi málo úložného prostoru. Fyzicky jsou také křehčí než HHD a SSD, a proto jsou náchylnější k opotřebení a náhodným otřesům, které by je mohly učinit nepoužitelnými a v nejhorším případě by nás mohly připravit o všechny naše cenné soubory.
Vzhledem k jejich vlastnostem se doporučují především těm, kteří potřebují přenášet malé množství dokumentů z jednoho počítače do druhého, například jednotlivým uživatelům. Jsou méně vhodné pro společnosti, které potřebují přesunout určité množství obsahu. Alternativou jsou paměťové karty, které jsou velmi podobné USB klíčům, ale pro jejich vložení a fungování je třeba speciální slot.
Platformy pro cloudová úložiště
Moderní úložiště zahrnují také cloudová úložiště dokumentů založená na online platformách, které zaručují ukládání a katalogizaci velkého množství souborů v datových centrech po celém světě. Tímto způsobem je obzvláště snadné konzultovat je téměř z jakéhokoli zařízení, které vlastníme, od počítačů až po chytré telefony včetně tabletů, a to bez ohledu na to, kde se právě nacházíme.
Vše, co potřebujeme, je připojení k internetu, i když velkou nevýhodou mohou být náklady, které vzniknou v závislosti na množství dat, která chceme v rámci těchto užitečných a inovativních služeb "v oblacích" uložit. V každém případě cloudové platformy zaručují stálou zákaznickou podporu a vysokou úroveň zabezpečení, která chrání naše data a dokumenty před jakýmikoli vnějšími útoky.
NAS (Network-attached storage)
NAS, což je zkratka pro Network-attached storage, je služba vzdáleného ukládání souborů, která používá specifický protokol pro ukládání dat. Pro jednodušší vysvětlení můžeme říci, že se jedná o zařízení připojené k síti, jehož úkolem je umožnit uživatelům přístup k hromadné paměti, v praxi tvořené jedním nebo více pevnými disky, a její sdílení v rámci vlastní sítě nebo zvenčí. K tomu slouží jeden nebo více serverů současně. Výhodou této metody oproti běžnému pevnému disku je, že digitální dokumenty lze díky neustále aktivnímu připojení k internetu sdílet mezi několika zařízeními současně.
SAN (Storage Area Network)
Síť SAN neboli Storage Arena Network je síť blokových úložných zařízení, ke které se může připojit více uživatelů. Tento digitální úložný systém, který je v posledních letech oblíbený mezi podniky, plní stejnou funkci jako NAS a umožňuje nejen ukládat a chránit velké množství dokumentů, ale také k nim přistupovat přímo z různých zařízení současně. Rozdíl spočívá v mírně vyšších nákladech ve srovnání se síťovým úložištěm, ale také v rychlejším přístupu k uloženým datům.
Doporučené nástroje pro digitální úložiště
Když už jsme se seznámili se základy, můžeme se ptát, zda existují nějaké nástroje, které usnadní ukládání digitálních dokumentů. S rostoucí poptávkou je samozřejmě nabídka poměrně pestrá a rozvětvuje se na různé programy, které lze spustit jak na počítačích se systémem Windows, tak na počítačích Apple Mac. Každá z nich má své vlastní funkce a vlastnosti, na které se nyní podíváme podrobněji.
Dropbox
Dropbox je jednou z nejoblíbenějších cloudových služeb pro ukládání dokumentů. Umožňuje ukládat dokumenty online a synchronizovat je prostřednictvím internetu na všech vašich zařízeních, tj. počítačích, chytrých telefonech a tabletech. Použití je velmi jednoduché: stačí umístit soubory, které chcete uložit a synchronizovat, do složky programu a ty se uloží online a automaticky se synchronizují na všech vašich zařízeních. Základní verze je zdarma a poskytuje uživatelům 2 GB úložného prostoru online, který lze rozšířit prostřednictvím různých předplatitelských plánů, včetně plánů na míru pro profesionály a firmy. Nejvýznamnější výhodou, kterou uživatelům nabízí, je, že veškeré dokumenty nahrané z jiných počítačů a/nebo mobilních zařízení, která jsou přihlášena pod stejným účtem, budou synchronizovány s používaným zařízením.
Evernote
Evernote je zase jedním z hlavních řešení určených pro vytváření a správu poznámek. Díky přehlednému archivu, do kterého lze nahlédnout jediným pohledem, umožňuje psát jednoduché poznámky nebo spravovat složitější dokumenty různého druhu pomocí funkce příloh. Lze ji používat v systémech Windows, Mac a mobilních zařízeních se systémy iOS i Android a automaticky synchronizuje poznámky a přílohy prostřednictvím síťového připojení. Základní verze je opět k dispozici ke stažení zdarma, ale je omezena na určitý počet zařízení pro synchronizaci. Tato omezení lze samozřejmě zrušit výběrem placeného plánu předplatného. Všechny poznámky jsou uspořádány v sešitech, které jsou podle potřeby vybaveny různými volně čitelnými doplňkovými poznámkami.
iDocument
Nemůžeme mluvit o programech pro ukládání digitálních dokumentů, aniž bychom řekli pár slov o iDocument. Jedná se o aplikaci dostupnou pouze v systému macOS, která umožňuje snadno a neuvěřitelně rychle organizovat a katalogizovat dokumenty v počítačích Mac. K dispozici je bezplatná základní verze, kterou lze rozšířit o několik možností výběrem placené varianty. Umožňuje totiž vytvořit skutečný digitální archiv, který je vždy k dispozici a jehož rozhraní se velmi podobá známému rozhraní iTunes. Jakmile do programu přidáme dokumenty, které nás zajímají, můžeme je vyhledávat podle klíčových slov pomocí speciálního vyhledávacího pole nebo je filtrovat podle určitých parametrů, jako je například název nebo velikost.